Vragen en antwoorden

Uw zakelijke post komt binnen op onze postbus in plaats van op uw eigen adres. Wij legen die postbus, openen uw post, scannen alles en zetten het dezelfde dag in uw portaal. Wilt u dat, dan komt elke scan automatisch in een map in uw eigen Google Drive of OneDrive. U leest uw post waar u ook bent, en niets raakt kwijt.

Met het abonnement 1x per week legen we uw post op vrijdag. Met 2x per week op dinsdag en vrijdag. Alles wat we lichten, openen en scannen we op dezelfde dag. Valt een lichtdag op een feestdag, dan lichten we de eerstvolgende werkdag.

Elke scan wordt gekoppeld aan de juiste klant. Eerst lezen we het adresvak: naam, bedrijfsnaam, postbus, postcode en huisnummer. Klopt dat met uw gegevens, dan gaat de scan automatisch naar u. Twijfelt het systeem, dan kijkt onze AI mee en daarna altijd een medewerker. Geen enkel poststuk blijft liggen: wat niet zeker is, koppelt een medewerker met de hand.

In uw portaal op onlinepostkamer.com, doorzoekbaar op tekst. Daarnaast kunt u elk nieuw poststuk automatisch laten plaatsen in een gekozen map in Google Drive of OneDrive. De scans in ons portaal staan versleuteld op servers in de Europese Unie.

Ja. OnlinePostkamer is een dienst van WIWO Media. Heeft u een account op mijnwiwo.nl, dan logt u in met de knop Inloggen met mijnwiwo. Facturen en uw abonnement beheert u in mijnwiwo.nl, zoals bij onze andere diensten.

We openen alle zakelijke post die op uw naam binnenkomt, daarvoor geeft u ons bij de start een machtiging. Post die duidelijk als persoonlijk of vertrouwelijk is gemarkeerd en op naam van een persoon staat, openen we niet: daarvan scannen we alleen de envelop en we vragen u wat we ermee doen. Wilt u dat we ook die post openen, dan zet u dat aan in het portaal. Aangetekende post en post met een handtekening bij ontvangst melden we u direct.

Na het scannen bewaren we de originelen 30 dagen in een afgesloten ruimte. Daarna vernietigen we ze veilig. Heeft u een origineel nodig, dan sturen we het u op verzoek na. Langer bewaren, elke week alles doorsturen of direct vernietigen met een verklaring kan als optie.

Ja, met de optie pakketservice. We melden elk pakket met een foto in uw portaal en bewaren het 14 dagen. U kiest of u het ophaalt of dat we het doorsturen; doorsturen kost een vast bedrag per pakket plus de verzendkosten tegen kostprijs. Zonder pakketservice nemen we geen pakketten aan.

Ja, het postbusadres is uw correspondentieadres: voor facturen, brieven van de overheid en klanten. Een postbus is geen vestigingsadres. De Kamer van Koophandel wil een bezoek- of vestigingsadres; dat blijft uw eigen adres. Wel kunt u in het Handelsregister een postadres opgeven, zodat uw post via ons loopt.

Alleen de medewerkers van onze postkamer die uw post openen en scannen, en alleen voor zover dat nodig is om hem te verwerken en te koppelen. Zij hebben een geheimhoudingsplicht. Elke handeling wordt gelogd. In het portaal ziet u zelf wie in uw organisatie toegang heeft.

Wij verwerken uw post als verwerker in de zin van de AVG, op basis van de verwerkersovereenkomst van WIWO Media. Scans staan versleuteld (AES-256) in de Europese Unie, met een eigen sleutel per document. Wij gebruiken uw post nergens anders voor dan voor het verwerken en bezorgen ervan.

U betaalt een vast bedrag per maand, met een bundel poststukken. Boven de bundel betaalt u per extra poststuk. Er zijn geen opstartkosten en het abonnement is per maand opzegbaar. Actuele prijzen staan op de pagina Prijzen.

Eén envelop is één poststuk, met tot 10 pagina's. Zitten er meer pagina's in, dan rekenen we de extra pagina's apart. Reclame en ongeadresseerde post scannen we niet en tellen we niet mee, tenzij u dat wilt.

Na uw aanvraag nemen we binnen een werkdag contact op. U krijgt uw postadres en een machtiging om te ondertekenen. Daarna wijzigt u uw adres bij de partijen die u post sturen, of u laat uw post doorsturen naar ons postadres.

U sleept een pdf in het portaal. Wij controleren of het adres in het venster van de envelop valt; zo niet, dan voegen we automatisch een voorblad met alleen het adres toe. U ziet de exacte prijs vooraf: printen, envelop en porto tegen kostprijs plus een vaste verwerkingsvergoeding van € 0,35 per brief. Wij printen, vouwen, kuverteren en versturen de brief, en u betaalt per brief achteraf.