Aanvullende voorwaarden OnlinePostkamer

P1.1 Deze aanvullende voorwaarden gelden voor OnlinePostkamer, een dienst van WIWO Media, een handelsnaam van CW Nederland B.V. (KvK 92544347). Ze vullen de algemene voorwaarden van WIWO Media aan (versie 2026.3 of later), waarvan Deel A altijd geldt.

P1.2 Bij strijdigheid tussen deze aanvullende voorwaarden en de algemene voorwaarden van WIWO Media gaan deze aanvullende voorwaarden voor, voor zover het OnlinePostkamer betreft.

P1.3 Voor de persoonsgegevens in de post die wij voor Klant verwerken geldt de verwerkersovereenkomst van WIWO Media, met de aanvullingen in artikel P7 en P13.

P1.4 OnlinePostkamer is bedoeld voor Zakelijke klanten. Neemt een Consument de dienst af, dan gelden daarnaast de bepalingen voor Consumenten in de algemene voorwaarden, waaronder het herroepingsrecht en de opzegregels.

P2.1 Naast de begrippen uit de algemene voorwaarden betekenen: Postkamer: de dienst waarbij WIWO Media post voor Klant ontvangt, opent, scant, koppelt en digitaal beschikbaar stelt; Postadres: het postbusadres van WIWO Media in Spijkenisse of Rotterdam dat Klant gebruikt als correspondentieadres; Poststuk: één envelop of één ander geadresseerd stuk post, met ten hoogste 10 pagina's; Lichting: het legen van de postbus op de afgesproken dagen; Origineel: het papieren poststuk na het scannen; Pakket: elke zending die niet als brief door de postbus gaat; Portaal: de omgeving op onlinepostkamer.com; Koppeling: een verbinding met een opslagdienst van Klant, zoals Google Drive of OneDrive.

P3.1 Klant machtigt WIWO Media om post die op het Postadres voor Klant binnenkomt in ontvangst te nemen, te openen, te scannen, te koppelen en digitaal aan Klant beschikbaar te stellen. Klant bevestigt die machtiging bij de start schriftelijk of in het Portaal.

P3.2 De machtiging geldt voor post op naam van Klant en op naam van de personen en organisaties die Klant in het Portaal opgeeft, zoals medewerkers of andere bv's. Klant staat ervoor in dat hij bevoegd is om voor hen post te laten openen, en heeft daarvoor zo nodig hun toestemming.

P3.3 Het Postadres is een correspondentieadres en geen vestigingsadres. Klant gebruikt het niet als vestigings- of bezoekadres en wekt niet de indruk dat hij op dat adres gevestigd is. Het postbusnummer blijft van WIWO Media.

P3.4 WIWO Media mag bij de start en daarna redelijke gegevens vragen om de identiteit en de onderneming van Klant vast te stellen, zoals een uittreksel van de Kamer van Koophandel, en mag een aanvraag zonder opgaaf van redenen weigeren.

P4.1 WIWO Media licht de postbus op de dagen van het gekozen abonnement: bij 1x per week op vrijdag, bij 2x per week op dinsdag en vrijdag. Valt een lichtdag op een in Nederland erkende feestdag, dan licht WIWO Media op de eerstvolgende Werkdag.

P4.2 WIWO Media opent en scant de post van een lichting in de regel op dezelfde dag en stelt de scans beschikbaar in het Portaal en, als Klant dat heeft ingesteld, via de Koppeling. Dit is een inspanningsverplichting.

P4.3 WIWO Media is niet verantwoordelijk voor de bezorging door de postvervoerder, voor post die te laat of niet op het Postadres aankomt, of voor post die verkeerd is geadresseerd door de afzender.

P4.4 Reclame en ongeadresseerde post scant WIWO Media niet en telt niet mee in de bundel, tenzij Klant anders aangeeft.

P5.1 Post die zichtbaar als persoonlijk, vertrouwelijk of in eigen handen is gemarkeerd en op naam van een natuurlijke persoon staat, opent WIWO Media niet. Daarvan scant WIWO Media alleen de voorkant van de envelop en vraagt zij Klant wat ermee moet gebeuren. Klant kan in het Portaal toestaan dat WIWO Media ook deze post opent.

P5.2 Aangetekende post en post waarvoor bij ontvangst een handtekening nodig is, meldt WIWO Media direct aan Klant. Moet zo'n stuk bij de postvervoerder worden opgehaald, dan doet WIWO Media dat als zij daartoe gemachtigd is; anders haalt Klant het zelf op.

P5.3 Post op naam van een persoon of organisatie die Klant niet heeft opgegeven, of die kennelijk niet voor Klant bestemd is, opent WIWO Media niet. WIWO Media vraagt Klant om opheldering en stuurt het stuk na 14 dagen zonder antwoord terug naar de afzender.

P5.4 Pakketten opent WIWO Media nooit. Dit geldt ook voor post die kennelijk geld, betaalkaarten, waardepapieren of andere waardevolle zaken bevat: die meldt WIWO Media aan Klant en bewaart zij in afwachting van een instructie.

P6.1 WIWO Media koppelt elk Poststuk aan een klant op basis van het adresvak (naam, postcode, huisnummer of postbus) en de gegevens die Klant heeft opgegeven, waar nodig met hulp van AI en altijd met een medewerker als laatste controle. Geen Poststuk blijft ongekoppeld.

P6.2 Klant houdt zijn gegevens in het Portaal juist en volledig, waaronder namen, handelsnamen en adressen die op zijn post kunnen staan. WIWO Media is niet aansprakelijk voor een verkeerde of vertraagde koppeling die het gevolg is van onjuiste of onvolledige gegevens van Klant.

P6.3 Ziet Klant in het Portaal een Poststuk dat niet voor hem bestemd is, dan meldt hij dat direct via het Portaal, verwijdert hij alle kopieën en maakt hij er geen gebruik van. WIWO Media herstelt de koppeling en informeert de rechthebbende.

P7.1 Scans bewaart WIWO Media versleuteld zolang het abonnement loopt. Na het einde van het abonnement kan Klant zijn scans nog 30 dagen exporteren; daarna verwijdert WIWO Media ze, met inachtneming van artikel 15 van de algemene voorwaarden voor back-ups.

P7.2 Originelen bewaart WIWO Media 30 dagen na het scannen in een afgesloten ruimte en vernietigt ze daarna veilig. Met de optie originelen 12 maanden bewaren geldt een termijn van 12 maanden; met de optie direct vernietigen vernietigt WIWO Media de originelen kort na het scannen en ontvangt Klant elke maand een vernietigingsverklaring.

P7.3 Klant is zelf verantwoordelijk voor zijn wettelijke bewaarplichten, waaronder de fiscale bewaarplicht. Heeft Klant een origineel nodig, dan vraagt hij dat binnen de bewaartermijn op; WIWO Media stuurt het na tegen de tarieven van artikel P9.

P8.1 WIWO Media neemt alleen pakketten aan voor Klanten met de optie pakketservice. Zonder die optie mag WIWO Media een pakket weigeren of terug laten gaan naar de afzender.

P8.2 Een pakket weegt ten hoogste 20 kg en meet ten hoogste 60 x 40 x 40 cm. WIWO Media neemt geen bederfelijke, levende, gevaarlijke of verboden zaken aan, en geen zendingen onder rembours of met een te betalen bedrag.

P8.3 WIWO Media meldt elk aangenomen pakket in het Portaal en bewaart het 14 dagen. Klant kiest binnen die termijn of hij het ophaalt of laat doorsturen. Daarna stuurt WIWO Media het terug naar de afzender, of als dat niet kan op kosten van Klant naar Klant.

P8.4 Doorsturen kost het tarief per pakket uit de prijslijst, plus de verzendkosten tegen kostprijs. Een verzekering boven de standaarddekking van de vervoerder sluit WIWO Media alleen op verzoek en voor rekening van Klant af.

P9.1 Op verzoek stuurt WIWO Media originelen door naar een adres van Klant, tegen het tarief per zending plus de porto tegen kostprijs. Met de optie originelen doorsturen bundelt WIWO Media alle originelen van een week in één zending.

P9.2 Het risico van verlies of beschadiging tijdens het vervoer ligt bij Klant, tenzij WIWO Media daarvoor aansprakelijk is op grond van artikel P12. Klant kan om aangetekende verzending vragen, tegen het geldende tarief.

P10.1 Met post versturen print, kuverteert en verstuurt WIWO Media de pdf die Klant aanlevert, met een gespecialiseerde partner voor printen en bezorgen. WIWO Media toont de prijs vooraf; door te bevestigen geeft Klant opdracht tot verzending.

P10.2 WIWO Media controleert alleen technisch of het adres in het venster van de envelop valt, en voegt zo nodig een voorblad met het adres toe. Klant is verantwoordelijk voor de inhoud, het adres en het tijdstip van verzending, en voor eventuele termijnen die met de brief samenhangen.

P10.3 De bezorgtijd hangt af van de postvervoerder. WIWO Media is niet aansprakelijk voor vertraging of verlies door de postvervoerder. Een bevestigde opdracht kan Klant annuleren zolang de brief nog niet geprint is.

P10.4 WIWO Media mag een opdracht weigeren als de inhoud kennelijk onrechtmatig, bedreigend of misleidend is, of in strijd met het gebruiksbeleid van WIWO Media.

P11.1 Het abonnement wordt per maand vooruit gefactureerd. Verbruik (extra poststukken, extra pagina's, doorsturen, pakketten en verstuurde brieven) wordt per maand achteraf gefactureerd, gespecificeerd op de factuur. Porto en verzendkosten rekent WIWO Media tegen kostprijs.

P11.2 Poststukken die in een maand niet worden gebruikt, schuiven niet door naar de volgende maand.

P11.3 De actuele prijzen staan op onlinepostkamer.com/prijzen en in mijnwiwo.nl. Wijzigt de postvervoerder zijn tarieven, dan mag WIWO Media de prijzen van verzending en doorsturen per die datum aanpassen; artikel 8 van de algemene voorwaarden geldt verder.

P12.1 Artikel 16 van de algemene voorwaarden geldt. WIWO Media is daarnaast niet aansprakelijk voor schade doordat Klant een scan of melding in het Portaal niet of niet op tijd heeft bekeken, of doordat een termijn is verstreken die begon voordat het Poststuk op het Postadres aankwam.

P12.2 Raakt een Origineel of Pakket kwijt of beschadigd terwijl het onder de hoede van WIWO Media is, door een tekortkoming van WIWO Media, dan vergoedt WIWO Media de redelijke kosten om een duplicaat te verkrijgen, en voor een Pakket de aantoonbare waarde, tot ten hoogste EUR 250 per gebeurtenis en binnen de grenzen van artikel 16 van de algemene voorwaarden.

P13.1 Het abonnement is per maand opzegbaar volgens artikel 11 van de algemene voorwaarden. Klant wijzigt zijn adres bij afzenders ruim voor het einde van het abonnement.

P13.2 Post die na het einde nog op het Postadres binnenkomt, stuurt WIWO Media gedurende 30 dagen terug naar de afzender, of op verzoek tegen betaling door naar Klant. Daarna weigert WIWO Media post voor Klant.

P13.3 Na het einde verwijdert WIWO Media de scans en gegevens van Klant volgens artikel P7, en vernietigt zij de nog aanwezige originelen, tenzij Klant vóór het einde om terugzending heeft gevraagd.

P14.1 Klant gebruikt het Postadres en de dienst niet voor onrechtmatige doeleinden, waaronder fraude, oplichting, identiteitsmisbruik of het ontlopen van schuldeisers of toezicht. Bij een redelijk vermoeden daarvan mag WIWO Media de dienst direct opschorten, post terugsturen naar de afzender en melding doen bij de bevoegde instanties.