Werkwijze
Zo komt uw post van de envelop in uw map
Eén postadres, vaste lichtdagen en een postkamer die elk poststuk aan de juiste klant koppelt. Hieronder precies wat er gebeurt.
Het proces
Vier stappen, elke week
Uw post komt bij ons binnen
U gebruikt ons postbusadres in Spijkenisse of Rotterdam als uw zakelijke postadres. Uw post gaat voortaan daarheen.
Wij lichten op dinsdag en vrijdag
Met 1x per week halen we uw post op vrijdag op, met 2x per week op dinsdag en vrijdag.
Openen en scannen, dezelfde dag
Elke envelop wordt geopend en dubbelzijdig gescand. De tekst wordt doorzoekbaar gemaakt.
Gekoppeld en bezorgd
Herkenning van het adresvak, controles en zo nodig een medewerker koppelen elk poststuk aan u. U ziet het in uw portaal, Google Drive of OneDrive.
Lichtdagen
Dinsdag en vrijdag, scannen dezelfde dag
We lichten de postbus op vaste dagen. Met 1x per week op vrijdag, met 2x per week op dinsdag en vrijdag. Alles wat we lichten staat dezelfde dag in uw portaal. Op een feestdag schuift de lichting naar de eerstvolgende werkdag.
Koppelen
Hoe we weten dat een brief van u is
Elke scan krijgt een score per mogelijke klant. Alleen als alles klopt gaat hij automatisch door; een medewerker ziet het wel in de controle en kan het met één toets terugdraaien.
- 1
Adresvak lezen
Van de eerste pagina lezen we het adresvak: naam, bedrijfsnaam, straat en huisnummer of postbus, postcode en plaats.
- 2
Postcode en huisnummer
Komen postcode en huisnummer overeen met een adres van een klant, dan is dat een sterke match. Bij ons postbusadres beslist de naam.
- 3
Naam als tweede bevestiging
Bedrijfsnaam of contactnaam moet daarbij passen, ook met een andere schrijfwijze of zonder B.V.
- 4
AI bij twijfel
Is de score te laag of zijn er meer kandidaten, dan leest AI het adres opnieuw en wordt de score opnieuw berekend.
- 5
Medewerker als vangnet
Nog steeds twijfel? Dan koppelt een medewerker het poststuk. Wat na een werkdag niet gekoppeld is, geeft een melding.
Uw post, uw plek
Portaal, Google Drive of OneDrive
In het portaal ziet u elk poststuk met een voorbeeld, de afzender en de datum. U kunt zoeken in de tekst, downloaden, archiveren en post doorzetten naar collega's in uw organisatie.
Met een koppeling naar Google Drive of OneDrive komt elk nieuw poststuk automatisch in een map die u kiest. U geeft daarvoor één keer toestemming, en u kunt die altijd intrekken.
Aangetekende post en post met handtekening melden we u direct, want die moet soms op een postkantoor worden opgehaald. Wij regelen het met u.
Persoonlijke of vertrouwelijke post op naam van een persoon openen we niet zonder uw akkoord: daarvan scannen we alleen de envelop.
Originelen bewaren we 30 dagen in een afgesloten ruimte en vernietigen we daarna veilig. Op verzoek sturen we ze na.
Starten
Overstappen in een week
- Stap 1
Aanvragen
Vul het aanvraagformulier in. We nemen binnen een werkdag contact op met een voorstel.
- Stap 2
Machtiging en postadres
U ondertekent een machtiging om uw post te openen en krijgt uw postadres in Spijkenisse of Rotterdam.
- Stap 3
Adres wijzigen
U geeft het nieuwe postadres door aan wie u post stuurt, of laat uw post tijdelijk doorsturen naar ons adres.
Nooit meer post die blijft liggen
Vertel ons hoeveel post u krijgt en waar u hem wilt hebben. We nemen binnen een werkdag contact op en regelen de overstap met u.