Juridisch
Privacyverklaring OnlinePostkamer
Versie 2026.1, 9 november 2026. Deze verklaring vult de privacyverklaring van WIWO Media aan met wat specifiek is voor OnlinePostkamer.
Wie wij zijn
OnlinePostkamer is een dienst van WIWO Media, een handelsnaam van CW Nederland B.V., Mina Krusemanstraat 38, 3207 DE Spijkenisse, KvK 92544347. Voor alles wat hier niet staat geldt de privacyverklaring van WIWO Media. Vragen over privacy: privacy@wiwomedia.nl.
Twee rollen
Uw gegevens als klant (naam, bedrijf, contactgegevens, inloggegevens, facturen) verwerken wij als verwerkingsverantwoordelijke, om de dienst te leveren en te factureren.
De post die wij voor u ontvangen bevat persoonsgegevens van u en van anderen. Die verwerken wij als verwerker, in opdracht van u en volgens de verwerkersovereenkomst van WIWO Media en onze aanvullende voorwaarden. Wij gebruiken de inhoud van uw post alleen om hem te ontvangen, te scannen, te koppelen, te bezorgen en te bewaren zoals u kiest.
Welke gegevens en waarom
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Aanvraag- en contactformulier: naam, e-mail, telefoon, bedrijf, KvK-nummer, bericht | Uw aanvraag of vraag beantwoorden, offerte maken | Precontractuele maatregelen, gerechtvaardigd belang | 24 maanden, of zolang u klant bent |
| Gehasht IP-adres bij het formulier | Misbruik en spam tegengaan | Gerechtvaardigd belang | 24 maanden, samen met de aanvraag |
| Account: naam, e-mail, rol, inloggegevens, logboek | Inloggen, toegang per organisatie, beveiliging | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang het account bestaat, logboek 12 maanden |
| Scans en tekst van uw post | De dienst: scannen, koppelen, tonen, doorzetten naar uw koppeling | Als verwerker, in uw opdracht | Zolang het abonnement loopt, plus 30 dagen voor export |
| Originelen op papier | Nasturen op verzoek | Als verwerker, in uw opdracht | 30 dagen, of de termijn van uw optie |
| Brieven die u verstuurt | Printen en versturen | Als verwerker, in uw opdracht | 90 dagen na verzending, daarna alleen de verzendgegevens |
| Factuurgegevens | Facturatie via mijnwiwo.nl | Wettelijke plicht | 7 jaar |
Wie uw gegevens ziet
- Medewerkers van onze postkamer, alleen voor zover nodig om uw post te verwerken en te koppelen, met geheimhoudingsplicht.
- De mensen die u zelf toegang geeft in het portaal.
- Partijen die wij inschakelen en waarmee wij afspraken hebben gemaakt (subverwerkers): de hosting en versleutelde opslag in de Europese Unie, onze eigen AI-gateway met het taalmodel dat bij twijfel alleen de eerste pagina leest om het adres te bepalen, en de partner voor printen en bezorgen bij post versturen. Een actuele lijst van subverwerkers sturen wij u op verzoek.
- Uw eigen opslagdienst (Google Drive of OneDrive) als u een koppeling aanzet. Wat daar gebeurt valt onder uw afspraken met die dienst.
Wij verkopen geen gegevens en gebruiken de inhoud van uw post niet voor reclame, profilering of het trainen van modellen.
Beveiliging
Scans worden versleuteld (AES-256-GCM, een sleutel per document) voordat ze worden opgeslagen, in de Europese Unie. Medewerkers loggen in met tweestapsverificatie en elke handeling wordt vastgelegd. Meer op beveiliging en privacy.
Cookies
Deze site gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. Alleen als u inlogt plaatsen wij een functionele cookie om u ingelogd te houden.
Uw rechten
U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Stuur uw verzoek naar privacy@wiwomedia.nl; wij reageren binnen een maand. Gaat het om post die wij voor een klant verwerken, dan sturen wij uw verzoek door naar die klant, want die beslist erover. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.