Beveiliging en privacy
Uw post is vertrouwelijk. Zo houden we dat zo.
Post bevat vaak het gevoeligste wat een bedrijf ontvangt: aanslagen, contracten, medische en financiële brieven. Daarom is beveiliging bij ons geen optie, maar de basis.
Maatregelen
Wat we doen om uw post te beschermen
Versleuteld voordat het wordt opgeslagen
Elke scan wordt versleuteld met AES-256-GCM, met een eigen sleutel per document. Die sleutel is zelf weer versleuteld met een hoofdsleutel die alleen onze applicatie kent.
Opslag in de Europese Unie
Scans en database staan op servers in de EU, op een opslag die alleen via een versleutelde verbinding en met een sleutel bereikbaar is. Bestandsnamen zijn willekeurige codes, geen namen.
Inloggen met tweestapsverificatie
Medewerkers loggen altijd in met tweestapsverificatie. U logt in met uw eigen account of met uw mijnwiwo-account, en bepaalt zelf wie in uw organisatie wat ziet.
Alleen wie het nodig heeft
Alleen medewerkers van de postkamer zien uw post, alleen om hem te verwerken en te koppelen. Zij hebben een geheimhoudingsplicht.
Alles wordt vastgelegd
Openen, koppelen, bekijken en downloaden: elke handeling staat in een logboek. Zo is altijd na te gaan wie wat heeft gedaan.
Originelen veilig vernietigd
Papieren originelen liggen in een afgesloten ruimte en worden na 30 dagen vernietigd, of eerder of later als u dat zo kiest.
AI alleen bij twijfel
Kan het systeem het adres niet zeker lezen, dan leest een AI-model via onze eigen AI-gateway alleen de eerste pagina, om het adres te bepalen. Daarna beslist de score of een medewerker.
Wat persoonlijk is, blijft dicht
Post die als persoonlijk of vertrouwelijk is gemarkeerd en op naam van een persoon staat, openen we niet zonder uw akkoord.
AVG
Wij zijn uw verwerker
Voor de post die wij voor u verwerken bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker in de zin van de AVG. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst van WIWO Media, aangevuld met de afspraken in onze aanvullende voorwaarden voor OnlinePostkamer.
- We verwerken uw post alleen om hem te ontvangen, te scannen, te koppelen, te bezorgen en te bewaren zoals u kiest.
- We verkopen niets door en gebruiken de inhoud van uw post niet voor reclame of profilering.
- Scans blijven zolang uw abonnement loopt. Na het einde heeft u 30 dagen om alles te exporteren; daarna verwijderen we het.
- Een datalek melden we u zonder onnodige vertraging, zodat u op tijd aan uw eigen meldplicht kunt voldoen.
- Hoe wij met de gegevens van u als klant omgaan, staat in onze privacyverklaring.
Een beveiligingsprobleem gevonden? Meld het aan security@wiwomedia.nl.
Vragen
Over beveiliging
Openen jullie alle post?
We openen alle zakelijke post die op uw naam binnenkomt, daarvoor geeft u ons bij de start een machtiging. Post die duidelijk als persoonlijk of vertrouwelijk is gemarkeerd en op naam van een persoon staat, openen we niet: daarvan scannen we alleen de envelop en we vragen u wat we ermee doen. Wilt u dat we ook die post openen, dan zet u dat aan in het portaal. Aangetekende post en post met een handtekening bij ontvangst melden we u direct.
Wie ziet mijn post?
Alleen de medewerkers van onze postkamer die uw post openen en scannen, en alleen voor zover dat nodig is om hem te verwerken en te koppelen. Zij hebben een geheimhoudingsplicht. Elke handeling wordt gelogd. In het portaal ziet u zelf wie in uw organisatie toegang heeft.
Is dit AVG-proof?
Wij verwerken uw post als verwerker in de zin van de AVG, op basis van de verwerkersovereenkomst van WIWO Media. Scans staan versleuteld (AES-256) in de Europese Unie, met een eigen sleutel per document. Wij gebruiken uw post nergens anders voor dan voor het verwerken en bezorgen ervan.
Nooit meer post die blijft liggen
Vertel ons hoeveel post u krijgt en waar u hem wilt hebben. We nemen binnen een werkdag contact op en regelen de overstap met u.